Digitalizacija podataka

Za početak, malo teorije (ali samo malo): postoje dvije osnovne vrste medija – analogni i digitalni. Ali to sigurno već znate. Onda vjerojatno znate i da su među najčešćim analognim medijima papir, magnetna traka, mikrofilm i sl. Digitalni mediji su floppy disketa, CD, DVD, USB stick i sl. Sve navedeno se koristi u poslovanju, s time da su u današnje vrijeme analogni mediji sve manje i manje prisutni (paradoks, vrijednost analognog medija je gotovo neprocjenjiva – probajte zagubiti jedini primjerak važnog ugovora na papiru, ili račun koji ste dobili poštom … koliko vrijedi originalna umjetnina na zidu neke galerije, a koliko njezina vjerna kopija nastala skeniranjem ili fotografiranjem?).

Najveći problemi kod analognog medija, neovisno o njegovom obliku, su nemogućnost jednostavnog umnožavanja u neograničenom broju kopija (zadržavajući potpuno isti oblik i svojstva), problem sa prijevozom i distribucijom, osjetljivost na uvjete pohrane (svjetlost, vlaga, toplina, …) te u današnjem digitalnom svijetu, nemogućnost brzog pretraživanja sadržaja. Drugim riječima – sve što je analogno, zahtjeva više vremena i resursa za pohranu, obradu, pretraživanje, umnožavanje ili transport.

Što kada bismo Vam rekli da postoje rješenja (jednostavna i složena) za digitalizaciju Vaših osobnih ili poslovnih podataka? Vi nas možete pitati čemu to – situacije su zapravo vrlo jednostavne.

Recimo da imate veliku količinu papirnatih dokumenata koje često trebate u poslovanju, i nerijetko ih ručno prepisujete na računalu (dio potrebnih podataka ili cijele dokumente). Imate osobu koja vrlo brzo tipka tekst koji sama čita ili joj netko drugi čita sadržaj. Može se raditi o upisu 100 riječi na minutu (svjetski rekord je iznad 200). Prosječni dokument koji se sastoji od suhoparnog teksta na jednoj stranici ima oko 500 riječi. Drugim riječima, osobi treba 5 minuta da digitalizira jednu stranicu teksta sa prepisivanjem na računalo. Trebate prepisati dokument od 100 stranica – jednostavna kalkulacija rekla bi da toj jednoj osobi treba 500 minuta, tj. nešto više od 8 sati i 30 minuta (bez pauze, bez umora, savršena koncentracija). Nema šanse.

Današnja prosječna i dostupna tehnologija skeniranja može skenirati u minuti 35-50 listova (skeniranje jednim prolazom, gdje se obje strane papira odmah skeniraju), odnosno, 70-100 stranica. Softverska rješenja tih 100 skeniranih stranica mogu pretvoriti u tekst za daljnje obrađivanje u roku od 5 minuta. Osobi na početku uštedjeli ste više od jednog radnog dana, a Vi imate digitalizirani dokument od 100 stranica u manje od 10 minuta. To je 50 puta brže. I to na osnovnom dokumentu (pravni akti, ugovori i sl.), koji nemaju tablice, grafikone, slike i druge elemente koji čine prepisivanje, tj. digitalizaciju složenijom i samim time sporijom. A još treba dodati i oblikovanje teksta, boje i sve dodatne elemente, gdje se dokument može pripremati i nekoliko dana.

Nije uvijek nužno ni potrebno učiniti analogne podatke dostupnim za daljnju obradu, nego u većini slučajeva trebate njihovu digitalnu kopiju (za arhivu ili prosljeđivanje dalje). Tu mogu biti uključeni ulazna pošta (računi, informativni letci, ponude i sve ostalo što Vam vaši klijenti, korisnici ili treće osobe šalju), izlazna pošta (prije nego je kuvertirate, sken originalnog dokumenta za potpisom i pečatom i sl.), fotografije malih i velikih formata, plakati, projektantski nacrti, …

Prethodno smo spomenuli fotografije – što ako imate A4 ili A3 skener u uredu, a želite digitalizirati za daljnju obradu uvećanu fotografiju na zidu ili jumbo plakat, a koji su čak i nekoliko puta veći od toga? Postoji nekoliko rješenja za taj problem – mi preferiramo fotografiju u kontroliranim uvjetima, koja omogućava vjernu i kvalitetnu reprodukciju originala.

Možda još imate u osobnoj ili poslovnoj arhivi stare VHS kasete sa satima i satima snimljenog važnog ili Vama vrijednog video materijala – da li Vam je dostupan (i ispravan) videorekorder da to možete barem pregledati? VHS kasete su pri kraju svojeg životnog vijeka (u teoriji, 10-25 godina), što bi značilo da Vam je sada krajnje vrijeme za digitalizaciju tog sadržaja ako ste ih snimili početkom 90-tih prošlog stoljeća, prije nego snimljeni materijal izgubi većinu svoje kvalitete ili ode u nepovrat. Digitalizacija navedenog medija traje koliko i njegova duljina (za 1 sat videa potreban je 1 sat digitalizacije). Sadržaj Vam možemo prebaciti na neki od danas dostupnih digitalnih medija.

Možda imate i stare audio kasete ili gramofonske ploče, na kojima imate sate i sate Vaše omiljene glazbe koja se danas (unatoč tome što je “sve” online) nigdje ne može naći, a pogotovo ako se radi o autorskom radu koji nije nigdje podijeljen ili pohranjen. Možda ste snimali tonske zapisnike sa sastanaka, konferencija, koji su Vam vrlo važni (npr. stručna predavanja, intervjui, …), a ne želite ih izgubiti, ili ih više nemate sa čime reproducirati? Slično kao i kod VHS kaseta, imamo rješenje i za to.

Moguće je i pretvaranje već digitaliziranog zapisa u neki drugi oblik – DVD film u digitalnu datoteku, audio CD u digitalnu datoteku … ili obrnuti smjer, da digitalne datoteke stavljamo na fizički medij. Vizualizacije radi, pretvaranje jednog prosječnog audio CD-a u .mp3 datoteke najveće kvalitete (320 Kbps) traje oko 10 minuta.

Prema dogovoru i konkretnoj situaciji. Što to znači? Možemo doći do Vas u tvrtku te Vam postaviti svu potrebnu opremu i obučiti Vas za rad sa istom, kako biste sami dalje digitalizirali na način koji Vama najviše odgovara. Možemo i posao odraditi kod Vas. Možemo Vaše medije uzeti te ih obrađivati kod nas. Možemo i kombinirati, da npr. Vi odradite skeniranje, a mi odradimo pretvorbu dokumenata u neki upotrebljivi oblik. I tako dalje …

• navedeni podaci o trajanju neke od aktivnosti su procjena i prosječne vrijednosti na temelju višegodišnjeg iskustva. Ovise o velikom broju čimbenika, najviše o tehničkim karakteristikama korištene opreme (starost i cijena uključeni) – npr. ne možete opravdano očekivati od skenera za 1000 kuna da je jednako kvalitetan, brz, pouzdan kao i onaj za 10.000 kuna.
• svi materijali s kojima radimo podliježu čuvanju tajne, te se potpisuje ugovor o čuvanju tajnosti podataka (i za fizičke, i pravne osobe)
• sve prethodno navedeno temelji se na “idealnom” originalnu – papiri koji nisu oštećeni ili deformirani, CD/DVD mediji koji nisu izgrebeni, magnetske trake koje nisu demagnetizirane, prerezane, savijene itd. Sve što nije u “idealnom” stanju smanjuje kvalitetu digitalizacije, produljuje vrijeme obrade i potencijalno traži naknadnu obradu (micanje šuma iz zvuka, retuširanje fotografija, koloriranje videa i sl.). To prelazi u uslugu obrade multimedijskog sadržaja
• digitalizacija podataka nužno povlači za sobom pitanje pohrane sadržaja – imate gigabajte sadržaja koje ne bi bilo zgodno izgubiti, a imate ih pohranjene na jednom jedinom mediju (najčešće DVD-u ili vanjskom disku). Bez toga možete vrlo lako ostati vlastitom nepažnjom (oštećenje, gubitak), krađom, vanjskim utjecajima (poplava, požar). Razmislite o dodatnim mjerama za pohranu, poput vanjskog RAID diska (najjednostavniji koncept zapisivanja na dva diska u isto vrijeme), pohrani u cloud-u, i sl.
• u skladu sa svim važećim zakonskim propisima, ako prilikom obrade podataka uočimo kazneno djelo, u skladu sa Kaznenim zakonom isto ćemo prijaviti nadležnim institucijama, odmah i bez iznimke, te bez obavještavanja klijenta (Članak 20. navedenog zakona – “Tko propusti spriječiti nastupanje zakonom opisane posljedice kaznenog djela odgovarat će za nečinjenje ako je pravno obvezan spriječiti nastupanje takve posljedice i ako je propuštanje po djelovanju i značenju jednako počinjenju tog djela činjenjem.“)