Ovaj članak podjednako se odnosi na poslovne i privatne korisnike digitalne tehnologije koja stvara ili pohranjuje korisne/potrebne podatke. Ovdje nećemo spominjati analogne podatke (fotografije, audio trake, papirnate dokumente i sl.), ali ako njih digitalizirate ili ih već imate u digitalnom obliku, naravno da takvi podaci ulaze u ono što u ovome članku razmatramo.
Ukoliko radite na računalu, vrlo vjerojatno imate neke podatke za koje ne bi bilo dobro da ostanete bez njih. U većini slučajeva, podaci se zapisuju samo ne jedno mjesto, a to je tvrdi disk (eng. hard disk). Da li je taj disk magnetski ili, u novije vrijeme, SSD (eng. solid-state drive) ne čini razliku što se smještaja podataka na disk kao medij tiče. Ukoliko disk doživi nekakav kvar, činjenica je da će i na jednom i na drugom podaci postati (djelomično) nečitljivi i nedostupni, a samim time – neupotrebljivi. Postoje tehnike i oprema kojom se dio, ponekad čak i svi izgubljeni podaci zbog mehaničkog kvara mogu spasiti, no računajte na to da je to trošak koji može iznositi i nekoliko tisuća kuna ili eura (pa čak i više od toga).
Mehanički kvar nije jedini razlog zašto biste mogli ostati bez (dijela) podataka – možda doživite krađu uređaja, pa ostanete bez podataka i u doslovnom smislu. Ili Vam na računalo stigne virus ili slični zlonamjerni softver koji Vam može obrisati, promijeniti i/ili učiniti nečitljivim Vaše podatke tako dugo dok ne platite otkupninu (eng. ransomware). Za sve navedeno, posjedovanje podataka na barem još jednoj lokaciji spašava Vas velikog problema u kojem biste se mogli pronaći.
Ako ste tvrtka koja radi 10 godina, vjerojatno je na prosječnom Vašem računalu nekoliko GB podataka, među kojima su kontakti partnera, ponude, računi, otpremnice, dolazna pošta, ugovori, fotografije … uglavnom, poslovna dokumentacija koja ima svoju određenu vrijednost, a čiji gubitak može zadati ozbiljne glavobolje zaposleniku koji se konkretnim računalom služi, a još više – upravi tvrtke koja mora riješiti ili sanirati problem. Imajte na umu da je najjednostavnije nabaviti drugu opremu – podatke, ne baš.
Naše poimanje teorije sigurnosne pohrane uključuje tri lokacije na kojima bi trebali biti Vaši podaci, s time da bi prva lokacija već trebala biti duplirana sa originalnom (izvorom) i neposredno dostupnom kopijom. Ta kopija može biti na istom tvrdom disku, ali barem na drugoj particiji (vatrogasna mjera) ili, bolje, na drugom disku unutar istog računala (može biti i vanjski disk priključen na računalo). Druga lokacija bila bi izvan tvrtke ili kod kuće, recimo – ispostave tvrtke imaju sve podatke pohranjene u središnjici. Privatna kuća: u pravilu nemate pametnu drugu lokaciju (vikendica to sigurno nije). Treća lokacija podrazumijeva drugu tektonsku ploču (računajte na tisuće kilometara fizičke udaljenosti od Vaše lokacije).
Vakula je reko … pretežno oblačno …
Ta brojka fizički odvojenih lokacija predstavlja problem u sinkroniziranju podataka, koji u pravilu podrazumijeva Internet povezanost (nerealno je očekivati da će netko fizički obilaziti sve lokacije na kojima su sigurno pohranjeni Vaši podaci i ručno raditi zamjenu podataka). Dio tog problema može se “lako” riješiti korištenjem cloud usluga, koje pružaju automatsku sinkronizaciju Vaših podataka. U tom slučaju, dovoljno je imati original na svojem računalu, a sve ostale lokacije po teoriji sigurnosne pohrane se objedinjavaju na nekom serveru koji je Vama, i bilo kome drugome sumnjivih namjera fizički nedostupan, a pružatelj usluga jamči za mogućnost pristupa podacima.
Kod cloud usluga, potencijalni problem je u upravo pristupu toj usluzi – ukoliko Vam netko dođe do pristupnih podataka (ili jednostavno provali u Vaš korisnički račun), sve podatke koji su dostupni na Vašem cloud-u mogu biti izmijenjeni i/ili obrisani. Ako Vi za taj incident ne saznate na vrijeme, iduće pokretanje računala i sinkronizacija lokalnih podataka sa onima na cloud-u značiti će izmjenu i/ili brisanje Vašeg originala (u pravilu je kod sinkroniziranja naglasak na najnovijoj verziji neke datoteke). Ukoliko ostanete bez podatak na cloud-u i posljedično i na Vašem računalu, ovisno da li i dalje imate pristup svom cloud računu, možda pružatelj usluge može povratiti Vaše podatke, a Vi možda možete, barem djelomično, odraditi oporavak podataka na Vašem računalo (već smo spomenuli tehnike i usluge spašavanja podataka koje koštaju, ukoliko želite zadovoljavajući rezultat). Ne treba zaboraviti da Vam je za korištenje cloud usluge potrebna (stabilna) Internet veza. Bez pristupa cloud-u, nema sinkronizacije.
Da odmah riješimo jedan mit – nema apsolutnog rješenja za sigurnost podataka. Digitalni podaci su “krhki” iz razloga što su lako promjenjivi (dovoljno je zamijeniti jedan bit i potencijalno Vaša datoteka više neće biti čitljiva ili upotrebljiva što se tiče njenog sadržaja), ovise o mediju na kojem su pohranjeni (Vaša arhiva fotografija na CD-u koji ima oštećenu površinu koju treba čitati laser optičkog čitača postaje neupotrebljiva, jer uređaj neće biti u mogućnosti pročitati taj CD) te zbog lakoće multipliciranja, ne možete jednostavno uskladiti sve odvojene kopije (recimo da ste originalni dokument pohranili na floppy disketu, CD, DVD, SD karticu i vanjski HDD – imate ukupno 6 “istih” datoteka na 6 fizički odvojenih medija, koje trebate priključiti na računalo kako biste za svaku utvrdili koja je starija/novija, što je točno promijenjeno, te koju od njih trebate sačuvati – ponekad Vam i ne treba najnovija verzija datoteke, pogotovo ako je ona promijenjena bez Vašeg znanja ili utjecaja).
Ono što možete napraviti je upogoniti rješenje koje zadovoljava potrebe Vašeg poslovanja ili kućne potrebe, nadati se najboljem i osigurati da bez obzira na situaciju, barem nešto od podataka (ako već ne može sve) ostane neokrznuto bilo kakvim neželjenim događajem. Čak i najskuplja rješenja mogu biti srušena kao kula od karata, samo je pitanje potrebnih resursa i vremena koji bi bili potrebni za takvo što.
Onda, odakle početi?
Od početka. Prvo trebate razmotriti na koji način koristite podatke, kada su Vam oni potrebni te kada su neaktivni. Ovisno o broju ljudi koji tim podacima trebaju pristupiti u isto vrijeme, situacija vrlo brzo može pokazati da sa jednostavnim rješenjima nećete riješiti svoju sigurnosnu pohranu, nego ćete možda uvođenjem polovičnog rješenja svima zakomplicirati i otežati rad sa podacima. Jedno od pitanja s kojima s trebate pozabaviti je – koliko Vam je bitno da imate ažurne podatke. Da li je bitno da svaka promjena odmah bude proslijeđena na sve ostale lokacije pohrane ili Vam je dovoljno da se cjelokupna arhiva sinkronizira jednom mjesečno?
Idemo početi sa jednostavnijim korisnicima, a to su oni – kućni. Danas prosječni kućni korisnik ima barem jedno računalo na kojemu ima fotografije, glazbu, filmove, igrice, dokumente (škola, fakultet, …). Pored toga, vrlo vjerojatno posjeduje i pametni telefon (smartphone) na kojemu ima SMS poruke, fotografije, filmove, kontakte i neke dokumente (koji su najvjerojatnije stigli putem e-maila koji je postavljen na tom uređaju). Možda ima i tablet. I još pokoje računalo. Mrežni disk na kojem se nalazi kolekcija filmova i glazbe, jer se koristi kao DLNA uređaj u lokalnoj mreži. I tako dalje …
Vrlo vjerojatno prosječni kućni korisnik nema potrebu za sigurnosnom pohranom u realnom vremenu. Jedan dio problema smo već riješili. Neki, koji su si dali truda, već imaju nekakav vlastiti razrađeni “sustav” koji uključuje povremeno snimanje dijela ili svih podataka na CD/DVD? Kada ste ih zadnji put pokušali učitati na računalu? Da li su Vam podaci i dalje dostupni? Prema nekim istraživanjima, teoretski životni ciklus CD-a kao medija je ispod 25 godina. Što bi značilo da je CD snimljen krajem 1990-tih već danas upitan. Možda imate USB stick (ključ) ili više njih, na kojima je dio podataka (kažemo dio, jer su njihovi kapaciteti i dan danas nedovoljni u odnosu na prosječni HDD kojeg imate u svom stolnom ili prijenosnom računalu), kada ste njih zadnji put provjerili ili uskladili podatke sa izvorom? Vanjski diskovi, koji su danas cjenovno vrlo dostupni, dobro su rješenje što se tiče prostora kojeg možete iskoristiti za sigurnosnu pohranu. Međutim, sve navedeno je vrlo vjerojatno smješteno u istoj prostoriji, ili barem na istom katu nekog objekta. U slučaju požara, poplave ili provale, možete ostati bez tih medija doslovno “preko noći”. A samim time, i bez Vaših podataka. Ostati bez 20 godina Vaših digitalnih fotografija sa različitih putovanja, izleta, obiteljskih okupljanja i slično Vam nitko nikada neće nadomjestiti.
Kućni korisnik treba početi razmišljati o svojim podacima
Radi sigurnosti i financijske isplativosti, oni koji razmišljaju uložiti u kvalitetan hardver, gledati će na to da odabrani uređaj ima što dulje jamstvo. Odlično. Popravak ili zamjena uređaja u slučaju kvara u jamstvenom roku neće Vas koštati – ali, svejedno ste ostali bez podataka na tom USB stick-u ili HDD-u. Ako želite biti sigurni da podaci budu dostupni u slučaju kvara ili nekog drugog slučaja koji se može dogoditi sa Vašom opremom, podatke morate imati i izvan Vašeg kućanstva. Sumnjamo da ste u tako dobrim odnosima sa susjedom da će Vam dopustiti da kod njega postavite jedan bežični mrežni disk koji će se povezivati sa Vašom mrežom. Mogli biste zakupiti web disk (to nije cloud u punom smislu riječi) i sve što Vam je potrebno prebaciti na njega. Ažuriranje takvih podataka u pravilu ide putem FTP-a ili drugih posrednih aplikacija, međutim, kontrola tih podataka, automatsko sinkroniziranje i slično postaje proces koji nije uvijek jednostavan. Cloud rješenja, od koji su kod kućnih korisnika najpoznatiji Dropbox, OneDrive, Mega i Drive, dobro su rješavanje problema prebacivanja kopije podataka u fizičkom smislu izvan Vašeg objekta, ali je na Vama da li tim uslugama vjerujete ili ne. U teoriji, nitko ne bi smio imati pristup Vašim podacima – osim Vas. U praksi, veliki sustavu mogu (ali i ne moraju) raditi određeno indeksiranje i pretraživanje tih podataka, kako bi bolje upoznali Vaše potrebe za prostorom – te Vam eventualno ponudili prilagođene usluge. Svaka takva usluga neminovno otvara problem da ste pristup svojim podacima olakšali bilo kome tko može doći do Vaših prijavnih podataka ili tko može provaliti u sustav (na razini Vašeg korisničkog računa ili na razini cijele usluge).
Imajte na umu da svaka usluga koja koristi Internet (a cloud je samo jedna od brojnih) ovisi u Vašoj brzini pristupa internetu. ADSL, kao najčešći način povezivanja kućnih i poslovnih korisnika sa Internetom u Hrvatskoj, ima svoja ograničenja: prosjek brzina preuzimanja je oko 10 Mbit/s, dok je za slanje podataka 1 Mbit/s. Ukoliko uz takvu brzinu Internet veze želite na neki server poslati 1 GB podataka, to će trajati otprilike jedan cijeli dan. Za ilustraciju – kod ozbiljnih fotoaparata koji slike pohranjuju u RAW formatu, to je “samo” oko 40 fotografija.
Još jednom ćemo ponoviti što smo već prethodno naveli – nema apsolutnog rješenja za sigurnost podataka. Na korisniku je da procjeni rizik, i nažalost, da odabere između dva “zla” ono manje (ili jeftinije). Dio opreme koji često korisnici previde u zaštiti podataka je telefon. Nekad su kontakti u pravilu bili pohranjeni na SIM kartici. Ukoliko je mobitel bio neispravan, mogli ste izvaditi SIM karticu, ubaciti je u drugi uređaj i imate sve pri ruci – ukoliko Vam mobitel nije ukraden ili izgubljen, a onda ste nepovratno ostali i bez kontakata. Spremanje podataka na SIM karticu više nije popularno zbog ograničenja u najvećem broju znakova i količini kontakata koji se mogu pohraniti, čak i na 64K SIM kartice. Kod novijih pametnih telefona, najveća greška koju možete učiniti je ne postojanje sigurnosne pohrane kontakata, koja je najlakša ukoliko koristite neki od e-mail servisa (Google, Yahoo, Microsoft Exchange ili drugi) . U tom slučaju, svi Vaši kontakti su na mobilnom u uređaju i u cloud-u navedenih pružatelja usluga. No, koliko god to bilo dobro, tko Vam garantira za sigurnost tih kontakata od strane pružatelja usluga? No, vrlo vjerojatno niste toliko interesantni da bi Google baš Vas i Vaše kontakte detaljno pratio i istraživao, tako da Vam osim njih i njima sličnih ne preostaje mnogo jednostavnijih i kvalitetnijih rješenja za sigurnosnu pohranu podataka o kontaktima. Postoje aplikacije koje mogu raditi arhive kontakata, pa ih slati putem e-maila, ili čuvati na unutarnjoj pohrani uređaja (ili SD kartici ukoliko je imate u uređaju), ali one ne rade sinkronizaciju kontakata. Kod navedenih cloud usluga, možete kontakte dodavati putem bilo kojeg uređaja koji je sa određenim korisničkim računom prijavljen i svi Vaši kontakti biti će Vam dostupni i ažurni (npr. ukoliko dodate novi kontakt putem web sučelja, imati ćete ga i na mobilnom uređaju). U slučaju gubitka mobilnog uređaja, kontakti su Vam dostupni (ne nužno i sigurni). Slike i ostale podatke koje imate na uređaju također možete povezati sa određenim cloud uslugama, kako bi ih imali i na nekoj drugoj lokaciji, a ne isključivo na Vašem mobilnom uređaju i nigdje drugdje.
Poslovni korisnici trebali bi se zabrinuti ukoliko već nemaju integrirano sigurnosno rješenje u svojem poslovanju
Kroz dosadašnji rad na području informacijsko-komunikacijske tehnologije, ali i kroz naše usluge analize ICT opreme, usluge vanjskog informatičara, sigurnosti doma i ureda te savjetovanja pri kupovini, susreli smo se sa najrazličitijim kombinacijama softvera/hardvera koje su naši klijenti koristili, a većina od njih je naravno – zastarjela.
Iznenađujuće veliki broj tvrtki i institucija nema nikakvo rješenje sigurnosne pohrane podataka. I to tvrtke/institucije koje posluju 20 i više godina. Najčešći potencijalni problem je da eventualna centralizirana pohrana podataka na serveru ne rješava problem dostupnosti podataka izvan glavne lokacije ukoliko se u njoj nešto nepredviđeno dogodi (požar, poplava, krađa, namjerno oštećenje, …). Ovo je doista zabrinjavajuće, jer dio podataka sigurno postoji u papirnatom obliku kao analogna kopija (ili radi originala koji moraju biti potpisani i ovjereni žigom), ali samo na temelju toga, teško ćete rekonstruirati godine poslovanja (ili će Vam za to trebati mnogo vremena, a redovno poslovanje Vas neće čekati).
Za razliku od kućnih korisnika, kojima besplatna rješenja mogu biti dovoljna, nažalost (ili na sreću) za poslovne korisnike je to rijetko kada slučaj. Ovisno o količini podataka i broju zaposlenika te dinamici korištenja tih podataka i mogućnosti pristupanja istima, prisiljeni ste koristiti komercijalna rješenja u formi različitih proizvoda i usluga (ili razviti vlastito rješenje – što nije ni jeftino, ni jednostavno). Većina sustava za cloud pohranu nudi besplatni pristup za jedan korisnički račun, kao i određenu (ograničenu) količinu prostora. Prosječna tvrtka ima barem 50-100 GB podataka i nekoliko korsnika, a to već prelazi u poslovne korisničke račune koje nude različiti pružatelju usluga. Ukoliko Vas zanima više, pozivamo Vas da proučite slijedeći članak (na engleskom jeziku) u kojemu je napravljen odličan pregled tri najpoznatija (ne nužno i najbolja) cloud servisa:
https://www.cloudwards.net/dropbox-vs-google-drive-vs-onedrive/
Pored toga, za poslovne korisnike na istoj stranici predlažemo i pregled/usporedbu poslovnih cloud rješenja (a to naravno nisu sva koja su trenutno dostupna na tržištu):
https://www.cloudwards.net/business-cloud-storage/
Podsjećamo da cloud usluge ovise u Vašoj brzini Internet veze. Za prosječne tvrtke, danas bi prema našoj procjeni standard trebao biti 20 Mbit/s download te 10 Mbit/s upload, a to Vam trenutno nude samo stalni vod/optika ili 4G/LTE mobilni internet. Optika u pravilu podrazumijeva neograničeni internet promet, dok su mobilne tarife ograničene na nekoliko stotina GB – ukoliko to potrošite, možete dokupiti idućih stotinu GB i tako dalje. Brzinom od 10 Mbit/s za slanje podataka, 1 GB podataka možete poslati za otprilike 2 sata i 30 minuta.
Ukoliko biste imali Internet vezu preko optike koja Vam daje 500 Mbit/s za download i 250 Mbit/s za upload, 1 GB podataka preuzeli biste za manje od 3 minute, dok bi za slanje 1 GB podataka trebali potrošiti oko 6 minuta. Jedva čekamo da svi imamo takav Internet pristup.
Vratimo se na naše (Vaše) podatke
Ako se sva računala koja koristite spajaju na Internet, vrlo vjerojatno su povezana preko glavnog routera u istu mrežu (LAN). Što znači da bi se relativno jednostavno dalo implementirati neko centralno mjesto pohrane sa svih računala (što može biti neko od postojećih računala, mrežni disk ili novi server, ukoliko ga već nemate). Pretpostavka je da ste smješteni u prostoru koji ima prosječnu mrežnu infrastrukturu, što bi značilo da najvjerojatnije imate CAT5 mrežu (kablove), koja omogućava brzinu do 100 Mbps (pojednostavljeno: za prijenos 1 GB podataka unutar lokalne mreže sa jednog računala na drugo, trebalo bi Vam oko 18 minuta). Ukoliko imate npr. 10 računala, konstantno koristite Internet vezu (slanje/primanje podataka putem email-a, YouTube za glazbu, Viber za chat komunikaciju i sl.) imati ćete vrlo spori prijenos svih podataka u lokalnoj mreži. U takvoj okolini, teško je kvalitetno implementirati centralno mrežno rješenje za pohranu podataka (npr. mrežni disk, NAS uređaj i sl.). Nije da ne bi radilo, nego bi radilo – sporo. Sami proces sigurnosne pohrane usporavao bi Vaš svakodnevni rad. A ukoliko bi se posložilo da se sigurnosna pohrana odvija izvan radnog vremena, Vaša računala radila bi i do nekoliko sati više svaki dan, što povećava opterećenje hardverskih komponenti te dodatno skraćuje njihov životni vijek. Isto vrijedi i za cloud rješenje – kombinacija spore lokalne mreže i spore Internet veze baš i nije dobitna kombinacija.
Moguća su rješenja pohrane putem prijenosnih medija. U nekakvom prosjeku, na jednom računalu ćete rijetko kada pronaći više od 100 GB potrebnih poslovnih podataka (ukoliko ih je više, vrlo vjerojatno se ponavljaju sa nekog drugog računala ili se radi o podacima koji bi ionako trebali biti izdvojeni na neku drugu lokaciju). Jedan USB stick danas košta oko 200 kn sa PDV-om. Podaci se mogu kopirati na njega (ručno ili automatizirano), te ste odmah i fizički odvojili kopiju od računala (npr. svi USB stickovi se mogu čuvati na sigurnijoj lokaciji, a tek prema potrebi davati korisnicima za sigurnosnu pohranu). Slično kao i kod lokalne mreže, i USB je doživio razvoj, te je vrlo bitno koliko su stara Vaša računala. Ukoliko su stara više od 6-7 godina, vrlo je velika vjerojatnost da su USB priključci na računalima verzije USB 2.0, što znači da je realna brzina zapisivanja podataka na njih oko 15 MB/s (za 1 GB trebalo bi Vam oko 1 minute i 10 sekundi).
Ukoliko nabavite USB 3.0 stick, na USB 2.0 priključku na računalu raditi će brzinom USB 2.0 (dakle, potencijal uređaja se prilagođava računalu). Ukoliko koristite USB 2.0 stick na računalu koje ima USB 3.0 priključak, stick će raditi sa brzinom USB 2.0 (jer je to njegov maksimum). Kao što možemo vidjeti, redovito obnavljanje informatičke opreme nije bezveze, jer Vam nudi ažurnu infrastrukturu koju možete iskoristiti kada Vam zatreba (to što je rijetko tko zna iskoristiti nije problem proizvođača opreme).
S obzirom na to da je ova problematika toliko složena, teško je objasniti sve moguće situacije i kombinacije koje se mogu dogoditi u situaciji da želite implementirati (ili unaprijediti postojeći) sustav sigurnosne pohrane podataka. Nismo spomenuli problem pristupa podacima (tko ima prava pristupiti sigurnosnih pohranama kao i prava za njihovo ažuriranje – to je više organizacijsko, nego tehničko pitanje). Nismo spomenuli koji softver i hardver se može iskoristiti za automatizaciju sigurnosne pohrane (ima ih više nego dovoljno). Nismo spomenuli rješenja za e-mail poruke (da nije potrebno poruke brisati sa računala, nego možete dobiti prostor za njih koji je adekvatan te imati u pretincu i na desetke GB e-mail poruka).
Ukoliko Vas je ova problematika zainteresirala, slobodno nas kontaktirajte za više informacija.
Facebook komentari